Datenschutzklausel im Arbeitsvertrag und Arbeitsvertrag-Datenschutzerklärung
Arbeitgeber können im Rahmen des Datenschutzes im Arbeitsverhältnis im Arbeitsvertrag selbst Datenschutzklauseln definieren, die einerseits die personenbezogenen Daten und die weiterführenden Informationen, die einwilligungsbedürftig sind, selbst betreffen und andererseits regeln, wie Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten, wie von Kunden, umgehen. Sinnvoll ist es daher, eine Datenschutzvereinbarung in einem separaten Teil in den Arbeitsvertrag zu integrieren, die sich mit den Pflichten des Mitarbeiters beschäftigt, die er erfüllen muss, wenn er selbst in seiner Tätigkeit mit der Datenspeicherung, -nutzung und -verarbeitung konfrontiert ist.
Ferner sind solchen Arbeitsverträgen eine sogenannte Datenschutzerklärung beigefügt. Diese umfasst eine Aufklärung über die eigenen Pflichten, insbesondere auch die Verpflichtung auf Datengeheimnis. Die Arbeitsvertrag-Datenschutzerklärung bedarf der schriftlichen Unterzeichnung.
Da das Missachten des Datenschutzes im Arbeitsverhältnis mit harten Sanktionen belegt ist, sollten sich Unternehmen um eine professionelle Einschätzung zum richtigen Datenschutz bemühen. Gerne unterstützen wir von der Kanzlei Vogedes als Fachanwälte für Arbeitsrecht Sie dabei.
Datenschutz im Arbeitsverhältnis und der richtige Umgang mit Bewerberdaten
Oftmals fragen sich Arbeitgeber, ob es einen Unterschied beim Datenschutz im Arbeitsverhältnis und dem Bewerbungsprozess hinsichtlich der personenbezogenen Daten gibt. Laut dem BDSG gelten Bewerber als Beschäftigte. Daher dürfen im Bewerbungsverfahren nur jene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, die für die Auswahl relevant sind.
Arbeitgeber sollten daher bereits im Bewerbungsgespräch darauf achten, nur solche Fragen zu stellen, die letztlich für eine Entscheidung wichtig sind. Darunter fallen Qualifikation oder der berufliche Werdegang. Vermieden werden sollten hingegen Fragen zum Gesundheitszustand, sofern es keine Relevanz für die Stelle hat. Nach sechs Monaten sind Bewerberunterlagen zu löschen. Sofern es darum geht, einen Bewerberpool aufzubauen, bedarf es der Einwilligung des Bewerbers.
Nehmen Sie bei Fragen zum Datenschutz im Arbeitsverhältnis gerne Kontakt zu uns auf. Wir sind Ihr Rechtsanwalt in Bielefeld mit jahrelanger praktischer Erfahrung und theoretischem Wissen.
FAQs Datenschutz im Arbeitsverhältnis
Was meint der Datenschutz im Arbeitsverhältnis?
Die DSGVO umfasst die Bestimmungen rund um die Erhebung von personenbezogenen Daten, worunter auch Mitarbeiterdaten fallen. Im Sinne des Datenschutzes im Arbeitsverhältnis ist die Speicherung, Nutzung und Verarbeitung jener Informationen nur auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Grundsätze gestattet. Alles, was darüber hinausgeht, bedarf einer Einwilligung des Mitarbeiters. Die Richtlinien zum Datenschutz im Arbeitsverhältnis sind im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgeschrieben.
Generell haben also Arbeitgeber das Recht, personenbezogene Daten auch gänzlich ohne Einwilligung der Mitarbeiter aufzunehmen, zu verarbeiten und zu speichern, solange es der Aufnahme, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses dient und einem Rechtsgrundsatz entspricht. Sollte der Datenschutz im Arbeitsverhältnis unklar sein, raten wir stets zu einer Einwilligungserklärung.
Wo wird der Datenschutz im Arbeitsvertrag geregelt?
Alle relevanten Richtlinien hinsichtlich des Datenschutzes im Arbeitsverhältnis finden sich im Beschäftigtendatenschutz Art. 88 DSGVO und eine Konkretisierung im § 26 BDSG neue Fassung (n. F.).
Im § 26 BDSG Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses heißt es:
„Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.“
„Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten auf der Grundlage einer Einwilligung, so sind für die Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen.“
Ebenso definiert das Gesetz, wer unter den Begriff „Beschäftigt“ fällt.
Was umfassen die personenbezogenen Daten gemäß Datenschutz im Arbeitsvertrag?
Sie wissen nun, dass Arbeitgeber personenbezogene Daten, die für die Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind, erheben und speichern dürfen. Nur so ist es möglich, Personalakten zu führen und etwa Gehaltsabrechnungen aufzusetzen.
Zu den personenbezogenen Daten, die nach dem Datenschutz im Arbeitsverhältnis erhoben werden dürfen, gehören:
